Отчёт менеджера по продажам: образец и шаблон в Excel
Руководитель вводит ежедневные отчёты. Менеджеры пишут в общий чат: «звонков 40, встреч 2, счетов 1». Первую неделю это читают, на второй цифры перестают сходиться с CRM, к концу месяца отчёт превращается в ритуал, который сдают, потому что так положено.
Проблема не в дисциплине. Такой отчёт показывает активность, а не движение сделок, и по нему нельзя принять ни одного решения. Ниже разберём, какие цифры собирать, как свести их в неделю и месяц и как сделать так, чтобы отчёт не врал. Готовый шаблон в Excel можно скачать в конце статьи.
Почему обычные отчёты не работают
Четыре причины, которые мы видим в аудитах чаще всего.
Активность вместо движения. «Сорок звонков» ничего не говорит о продажах. Можно сделать сорок звонков по старой базе и не продвинуть ни одной сделки, а можно провести две встречи и закрыть месяц.
Цифры по памяти. Менеджер вспоминает день в 18:00 и округляет в лучшую сторону. Через две недели расхождение с CRM доходит до трети, и руководитель перестаёт верить отчёту.
Нет конверсии. Отчёт складывает количества, но не показывает, на каком переходе сделки теряются. Без этого непонятно, что чинить.
Отчёт никто не обсуждает. Если по цифрам не принимаются решения, менеджеры быстро понимают, что отчёт можно не заполнять.
Что должно быть в ежедневном отчёте менеджера
Десять цифр и одно текстовое поле. Каждая цифра отвечает на вопрос, который руководитель задаёт на планёрке.
| Поле | Зачем руководителю |
|---|---|
| Звонков | нагрузка: хватает ли менеджеру заявок |
| Разговоров от 30 секунд | сколько звонков были разговором, а не гудками |
| Новых заявок | сколько потока взято в работу |
| Целевых | сколько заявок подходит по задаче и бюджету |
| Встреч назначено | работает ли переход от заявки к встрече |
| Встреч состоялось | не срываются ли встречи |
| Счетов выставлено | доходит ли встреча до цены |
| Оплат и сумма | итог дня в деньгах |
| Сделок без следующего шага | сколько клиентов сейчас никто не ведёт |
| Что мешает продавать | то, что руководитель может убрать |
Самая недооценённая цифра здесь «сделки без следующего шага». У сделки без задачи с датой нет хозяина: клиент ждёт звонка, а звонка не будет. В одном из наших разборов 451 сделка из 1 207 не получила ни одного разговора, в другом 83% сделок, закрытых отказом, получили не больше одного звонка.
Поле «что мешает» нужно, чтобы руководитель узнавал о проблемах из отчёта, а не из увольнения. «Шаблон КП устарел», «не успеваю перезвонить по вчерашним заявкам» решаются за день, если о них знать.
Образец ежедневного отчёта
Один день отдела из трёх менеджеров выглядит так:
| Менеджер | Заявок | Целевых | Встреч назначено | Состоялось | Счетов | Оплат | Без следующего шага |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ольга | 6 | 4 | 2 | 2 | 1 | 1 | 2 |
| Дмитрий | 6 | 4 | 1 | 1 | 0 | 0 | 6 |
| Игорь | 6 | 5 | 3 | 3 | 2 | 1 | 1 |
Уже по одному дню видно, что у Дмитрия шесть сделок без следующего шага, а встреча назначена одна из четырёх целевых заявок. Но решения по одному дню не принимают: нужна неделя.
Отчёт за неделю: конверсия по каждому менеджеру
Раз в неделю руководитель складывает ежедневные строки по каждому менеджеру и считает три перехода: целевая заявка в назначенную встречу, назначенная встреча в состоявшуюся, встреча в оплату. Каждый сравнивается с нормой.
Из такой таблицы на планёрке получаются конкретные решения, а не «давайте внимательнее»:
- Дмитрий: провал на переходе к встрече и семь сделок в день без следующего шага. Сначала задачи в CRM на каждую сделку, потом разбор его разговоров на этом переходе.
- Ольга: встречи проводит хорошо, 90% состоялось, но до оплаты доходит одна из девяти. Чинить надо встречу и работу с возражениями, а не поток.
- Игорь: выше нормы везде. Его записи стоит разобрать с командой: так видно, что именно он делает иначе.
Нормы для переходов мы собрали по разборам отделов продаж в производстве, дистрибуции и оптовой торговле: от целевой заявки до встречи от 50%, встреча состоялась от 80%, от встречи до оплаты от 25%. Как их считать правильно: конверсия воронки по методу ever-reached.
Воронка месяца: сколько стоит слабый переход
Раз в месяц те же цифры складываются в воронку всего отдела. Главное здесь не проценты, а деньги: сколько оплат не случилось из-за того, что переход ниже нормы.
Считается так: берём недобор на переходе до нормы, умножаем на долю, которая дальше доходит до оплаты, и на средний чек. Это цена текущего положения дел, а не прогноз.
Если перевести слабый переход в рубли, спор «нужно ли что-то менять» заканчивается сам. Подробнее о том, как поднимать конверсию одного перехода за месяц: как повысить конверсию отдела продаж. Прикинуть потери без шаблона можно в калькуляторе.
Отчёт руководителя отдела продаж собственнику
Собственнику не нужна сводная таблица, ему нужны выводы. Еженедельный отчёт руководителя помещается в пять строк:
- План и факт: выручка и продажи за неделю, процент от плана.
- Конверсия переходов: какие ниже нормы и у кого.
- Самый дорогой переход: сколько денег он стоит в месяц.
- Что сделано: какие решения приняты на прошлой неделе и что изменилось в цифрах.
- Что нужно от собственника: цена, бюджет, найм, продукт.
Если руководитель присылает собственнику таблицу без выводов, анализ просто переложили на собственника. Какие показатели смотреть каждый день, а какие раз в месяц: показатели отдела продаж.
Как сделать, чтобы отчёт не врал
- Цифры из CRM, а не по памяти. Менеджер переписывает их из CRM и телефонии. Если этапы CRM не совпадают с полями отчёта, это первая находка: значит, CRM пора настраивать.
- Сверка раз в неделю. Пять цифр отчёта против CRM и журнала звонков. Расхождение больше 10% означает, что отчёт пишут на глаз.
- Пять минут, одно место. Не сообщение в чате, а строка в таблице или CRM: из чата неделю не соберёшь.
- Обсуждение на планёрке. Каждый понедельник 15 минут по недельной таблице. Отчёт, который обсуждают, заполняют.
- Без наказания за цифры. Если за плохую конверсию штрафуют, цифры начинают приукрашивать, и отчёт теряет смысл.
Где это ломается
Слишком много полей. Отчёт на 25 строк заполняют пять дней, потом бросают. Десяти цифр достаточно.
Звонки как главный показатель. Если платить или хвалить за количество звонков, их становится больше, а продаж нет: в ход идут короткие звонки по старой базе.
Отчёт без решений. Руководитель собирает цифры, но не меняет ничего в работе. Через месяц отчёт сдают по инерции.
Ручной отчёт навсегда. Excel хорош, чтобы за месяц-два понять, какие цифры нужны. Дальше их должна считать CRM, а время руководителя уходить на разбор, а не на сбор.
Как понять, что отчёт работает
- Расхождение отчёта с CRM меньше 10%.
- На каждой планёрке из отчёта получается хотя бы одно решение по конкретному человеку или переходу.
- Через месяц самый дорогой переход становится дешевле, а сделок без следующего шага меньше.
Если отчёт есть, а цифры месяц стоят на месте, проблема не в отчёте, а в том, что по нему не действуют.
Коротко
Отчёт менеджера по продажам это десять цифр в день о движении сделок, а не о количестве звонков. Из них руководитель собирает неделю по людям с конверсией каждого перехода и месячную воронку с потерями в рублях.
Цифры берутся из CRM, сверяются раз в неделю и обсуждаются на планёрке. Тогда отчёт перестаёт быть ритуалом и показывает, кого учить и что чинить первым.
Шаблон отчёта отдела продаж в Excel
Тот же отчёт, что в статье, с формулами. Менеджеры заполняют одну строку в день, а неделя по людям и воронка месяца с потерями в рублях считаются сами. Внутри пример на трёх менеджерах, чтобы было понятно, как это выглядит.
- Ежедневный отчёт менеджера: 10 цифр и поле «что мешает»
- Неделя по менеджерам: конверсии с подсветкой ниже нормы
- Воронка месяца: сколько денег теряется на каждом переходе
- Разбор звонков: шесть пунктов на пять звонков в неделю
Отчёт, который собирается сам
В тарифе «Контроль» цифры берутся из CRM, нейросеть слушает все звонки, а контролёр каждый день присылает сделки, где нужно действие, и в пятницу сводку по менеджерам.
Как устроен контроль