Отчёт по продажам за месяц: образец в Excel и разбор
Первое число. Собственник спрашивает, как прошёл месяц. Руководитель отдела присылает одну цифру выручки и скриншот воронки из CRM.
По этим двум картинкам нельзя понять ни причин, ни что делать дальше. А иногда они просто неверны: выручка посчитана по этапу, который никто не чистит, а падение заявок объясняется рекламой, о которой в отчёте ни слова.
Ниже, из чего собрать отчёт по продажам за месяц, чтобы по нему принимали решения. Цифры из наших разборов, без названий компаний. В конце образец в Excel.
Почему одной выручки мало
Выручка отвечает на вопрос «сколько», но не «почему». Если она упала, причин три: меньше заявок, хуже конверсия, ниже чек. Каждая лечится по-разному, и отчёт должен сразу показывать, какая сработала.
Вторая проблема в том, откуда берут цифры. Скриншот воронки показывает, сколько сделок стоит в этапе сейчас. Это не продажи месяца.
Ошибка первая: продажа это этап, который никто не чистит
В разборе производства на заказ продажей считали этап «Оплачено». Туда сделку ставил менеджер, иногда со слов клиента, иногда после проверки бухгалтером. Разницы в CRM не было.
В конце октября в этом этапе лежали 452 сделки. Из них 121 была оплачена ещё в августе и 144 в сентябре. Если считать продажи октября по этапу, в них попали бы оплаты двух прошлых месяцев.
Правило: в отчёт идут оплаты по дате оплаты, а не сделки в этапе. И одно определение продажи на все месяцы: «деньги пришли» или «клиент сказал, что оплатил», но не то и другое вперемешку.
Ошибка вторая: месяц ещё не дозрел
В том же отделе заявок в сентябре было 2 377, в августе 1 891. Конверсия целевых заявок в оплату по месяцу заявки: август 11,2%, сентябрь 7,0%.
Сравнивать так можно потому, что сделка там решается быстро: 93% продаж случаются в первые семь дней после заявки. К отчёту за сентябрь в начале октября месяц уже дозрел, и падение настоящее.
При длинном цикле картина другая: последние месяцы года всегда выглядят хуже первых. Как отмечать незрелые месяцы, разобрано в статье итоги года в отделе продаж.
Ошибка третья: не записано, что случилось в каналах
В разборе компании по ввозу автомобилей заявки по месяцам шли так: июль 140, август 756, сентябрь 609, октябрь 269. Октябрь выглядит провалом отдела.
С 11 по 30 октября пришло 107 заявок, около пяти в день. Если в отчёте нет строки «что случилось в канале», разговор пойдёт с менеджерами, а чинить надо рекламу.
Из чего собрать отчёт за месяц
| Блок | Что в нём | По какой дате |
|---|---|---|
| Итог | выручка, количество оплат, средний чек против плана и прошлого месяца | дата оплаты |
| Воронка | заявки, из них целевые, сколько из них купили, конверсия | дата создания заявки |
| Каналы | заявки и продажи по источникам, изменение к прошлому месяцу, причина | дата создания заявки |
| Менеджеры | план и факт по оплатам, конверсия своих заявок, разговоры, сделки без задачи | обе, по смыслу |
| Решения | три изменения на следующий месяц, ответственный, когда проверить |
Менеджеров сравнивают только на одинаковом потоке. Тот, кто получил вдвое больше заявок с плохого канала, проиграет по конверсии, даже если работал лучше.
Ежедневные цифры для планёрки живут в другом отчёте, он разобран в статье отчёт менеджера по продажам. Какие показатели смотреть каждый день, а какие раз в месяц, описано в статье показатели отдела продаж.
Как собрать за час
- Выгрузите из CRM оплаты за месяц с датой оплаты и суммой.
- Выгрузите заявки месяца с источником, ответственным и итогом: куплено, в работе, отказ с причиной.
- Посчитайте итог и воронку. Конверсию считайте от целевых заявок, спам и дубли вычтите по одному списку причин.
- По каждому каналу, где заявки изменились больше чем на 20%, запишите причину. Не знаете, выясните до отчёта.
- Запишите три решения с ответственными. Отчёт без решений это таблица.
Где обычно ломается
- Продажи считают по этапу CRM. Этап копит прошлые оплаты, и месяц выглядит лучше, чем был.
- Конверсию сравнивают раньше, чем месяц дозрел. При цикле в неделю отчёт за месяц на второй день всегда покажет падение.
- Каналы без причин. Падение рекламы объясняют работой менеджеров.
- Средняя по отделу без разреза по людям. Сильный менеджер прячет слабого.
Как понять, что отчёт работает
- Выручка в отчёте сходится с деньгами на счёте с точностью до нескольких оплат.
- По каждому заметному изменению записана причина.
- Из отчёта вышло три решения, и через месяц видно, сработали ли они.
- Отчёт собирается из CRM за час, а не за день сверки таблиц.
Если собирать руками некогда, те же цифры может считать сам дашборд продаж для руководителя прямо из CRM.
Отчёт по продажам за месяц в Excel
Пять листов: итог месяца против плана и прошлого месяца с проверкой, дозрел ли месяц, каналы с колонкой «что случилось», менеджеры на одинаковом потоке и три решения на следующий месяц. Внутри пример, чтобы было видно, как всё считается.
- Выручка и оплаты по дате оплаты, заявки по дате создания
- Проверка, можно ли уже сравнивать конверсию с прошлым месяцем
- Падение канала без записанной причины подсвечивается
- Менеджеры: план, факт, конверсия, сделки без задачи
Соберём отчёт за месяц по вашей CRM
Посмотрим, что у вас считается продажей, по какой дате идут оплаты и где отчёт расходится с деньгами. Скажем, какие три цифры смотреть каждый месяц. Экспресс-разбор бесплатно, 30-40 минут.
Дашборд продаж