Обязанности руководителя отдела продаж: список и проверка

Собственник назначает руководителем отдела лучшего продавца. Тот продолжает закрывать свои сделки, на планёрке спрашивает «у кого что», раз в месяц сводит выручку. Через полгода выясняется, что отдел продаёт так же, как до назначения, а лучший продавец стал занятым руководителем без отдела.

Причина почти всегда одна: обязанности руководителя никто не записал так, чтобы их можно было проверить. Ниже, из чего они состоят, сколько личных продаж допустимо и что мы видели в отделах, где руководитель был, но отделом никто не управлял. В конце шаблон в Excel.

Главная обязанность: выручка отдела, а не своя

Руководитель отвечает за то, сколько продал отдел. Его собственные сделки в этом счёте не главное. Пока он закрывает своего клиента, никто не смотрит, у кого заявка ждёт ответа с утра и у кого сделка лежит без следующего шага.

Отсюда вторая проверка: хороший руководитель строит отдел, который работает без его ручного вмешательства. Какие цифры он для этого смотрит каждую неделю, разобрано в статье KPI руководителя отдела продаж.

Пять зон ответственности

Как вести ежедневную планёрку по цифрам, разобрано в статье планёрка в отделе продаж, что класть в еженедельный отчёт, в статье отчёт руководителя отдела продаж собственнику.

Сколько личных продаж допустимо

Личные продажи у руководителя бывают, и это нормально: ключевой клиент, сложные переговоры, помощь менеджеру на встрече. Ориентир простой: если свои сделки забирают больше трети времени, это старший менеджер, а не руководитель.

Только обязательная часть занимает 7-8 часов в неделю: по 15 минут на проверку CRM дважды в день, 15 минут планёрки каждый день и около часа разбора звонков на каждого из трёх-четырёх менеджеров. К ним добавляются люди, отчёты, скрипт. Если на всё это остаётся меньше 10 часов, что-то из списка не делается, и обычно это разбор звонков.

Что мы видели в разборах

Лучший продавец руководит секцией. У производителя спецтехники руководитель секции дорогих станций доводил КП до продажи лучше всех, в 15,4% случаев. Но вёл всего 90 сделок и делал 6 звонков в день. У его менеджеров КП доходили до продажи от 4,0% до 9,8%. Руководитель второй секции сам вёл почти 1 200 сделок колонок и запчастей и ещё дилеров, а пропущенных входящих у него была треть, как и у менеджеров. Навык лучшего продавца оставался у него, учить отдел было некогда. Как это выглядело по звонкам, разобрано в статье как увеличить продажи спецтехники.

Руководитель ведёт чужую базу. У дистрибьютора гидравлики руководитель сам дожимал 88% счетов, но на нём висели клиенты всех ушедших менеджеров. На тренировку отдела не оставалось времени, и оплата счетов у менеджеров шла от 48% до 96% на одном потоке. Подробно в статье как увеличить продажи гидравлики.

Система ушла вместе с руководителем. В компании, которая продаёт солнечные электростанции, полгода работал внешний руководитель: воронка, скрипты, прослушка, планёрки. Потом расстались. За три месяца CRM забросили, на трёх менеджерах висят 185, 900 и 27 лидов. Правила, которые он ввёл, держались на нём лично и не пережили его ухода.

Как записать обязанности, чтобы их можно было проверить

1. По каждой обязанности частота. Не «контролирует CRM», а «дважды в день проверяет заявки без ответа и сделки без задачи».
2. По каждой обязанности результат в цифре. Не «развивает менеджеров», а «пункт, который разбирали, растёт через неделю».
3. Права рядом с обязанностями. Решения по людям, скидкам, распределению заявок. Руководитель без права решать превращается в передатчика.
4. Что сдаёт и кому. Еженедельный отчёт собственнику, квартальный с проверкой решений.
5. Что делается без него. Регламент планёрки, чек-лист проверки CRM, скрипт. Если руководитель уйдёт в отпуск на две недели, отдел должен продолжать по ним.

Где обычно ломается

• Руководителем назначают лучшего продавца и оставляют ему все сделки. Отдел получает занятого продавца с новой должностью.
• На руководителе база ушедших менеджеров. Её передают на неделю, а она остаётся навсегда.
• Обязанности без частоты. «Контролирует качество звонков» без «раз в неделю каждого» не выполняется.
• Оценивают руководителя по его выручке. Тогда он делает то, за что платят: продаёт сам.
• Всё держится на одном человеке. Он уходит, и через три месяца CRM заброшена.

Как понять, что руководитель работает

• Каждый менеджер знает свой план на неделю в цифрах.
• Сделок без задачи меньше 5%, заявки без ответа проверяются дважды в день.
• Звонки каждого менеджера разбираются раз в неделю, и разобранный пункт растёт.
• Разброс конверсии между менеджерами сокращается.
• Две недели без руководителя отдел работает по тем же правилам.

Если руководителя нет или он не успевает, часть этих обязанностей может взять внешний руководитель отдела продаж, а проверку разговоров контроль качества звонков.