Отчёт руководителя отдела продаж собственнику: образец
Пятница, вечер. Руководитель отдела продаж присылает собственнику выгрузку из CRM на сорок строк и пишет: «Неделя нормальная». Собственник открывает файл, ничего не понимает, закрывает и спрашивает в понедельник: «Ну что, план сделаем?»
Так отчёт превращается в формальность. Ниже, что положить в отчёт руководителя отдела продаж собственнику, чтобы по нему принимали решения, и как проверить, что цифрам в нём можно верить. Примеры из наших разборов, без названий компаний. В конце образец на одну страницу.
Зачем собственнику отчёт, а не доступ в CRM
Доступ в CRM у собственника обычно есть. Но в CRM ответ на вопрос «что с деньгами и что делать» приходится собирать самому из десяти отчётов. Работа руководителя в том, чтобы этот ответ дать готовым.
Поэтому отчёт пишется не о том, что произошло в CRM, а о трёх вещах: сколько будет денег, где риск и что требуется от собственника. Всё остальное остаётся на планёрке с менеджерами.
Пять блоков на одной странице
| Блок | Что в нём | Вопрос, на который отвечает |
|---|---|---|
| Деньги | оплаты против плана месяца по дате оплаты, прогноз на конец месяца | сделаем ли план |
| Воронка | главный переход воронки, его конверсия и что изменилось за неделю | где теряем |
| Люди | менеджеры против плана, решение по каждому, кто отстаёт | кто тянет, кто нет |
| Процесс | ответ на заявку за 15 минут, пропущенные без перезвона, сделки без задачи | будет ли выручка через две-три недели |
| Решения | что сделано за неделю, что будет сделано, что нужно от собственника | что дальше |
Прогноз считается просто: оплаты уже пришедшие плюс сделки на этапе счёта, умноженные на долю, которая обычно доходит из этого этапа до оплаты. Через три-четыре недели видно, насколько прогноз ошибается, и цифре начинают доверять.
Последний блок самый важный. Руководитель пишет, что нужно от собственника: решение по человеку, бюджет на рекламу, согласование скидки. Если этой строки нет, собственник узнаёт о проблеме, когда план уже сорван.
Ловушка: отчёт не сходится с деньгами
Отчёт хорош настолько, насколько хороши данные под ним. В наших разборах это ломалось чаще всего.
В отделе продаж модульных домов сумма сделки была заполнена у 29% сделок. У тех, кто дошёл до встречи, почти у всех, но выручку по CRM посчитать было нельзя: отчёт о деньгах собирали из головы.
В другом отделе модульных домов в воронке продаж не было ни одной выигранной сделки, хотя стройки шли. Продажи жили в отдельной воронке производства, а суммы в воронке продаж не проставляли. Отчёт по воронке продаж показывал ноль.
Обратный пример. В производстве на заказ CRM дала 195 оплат за октябрь, а собственник по своим данным называл около 196. Когда отчёт сходится с деньгами с точностью до одной оплаты, по нему можно принимать решения.
Как собрать такие цифры за месяц и по какой дате их считать, разобрано в статье отчёт по продажам за месяц.
Образец отчёта на одну страницу
Неделя 10-16 ноября. Отдел продаж, 4 менеджера.
- Деньги. Оплаты с начала месяца 1,9 млн из 4 млн плана. В этапе счёта сделок на 2,6 млн, обычно доходит 60%. Прогноз 3,5 млн, не хватает 0,5 млн.
- Воронка. Встреча в счёт 31% против 38% в октябре. Причина: двое новых менеджеров не называют дату следующего шага после встречи.
- Люди. Менеджер 1 и 2 в плане. Менеджер 3 на 70% плана: разбор пяти слитых встреч в четверг. Менеджер 4 на второй неделе работы, план по адаптации.
- Процесс. Ответ на заявку за 15 минут 84%. Пропущенных без перезвона 6. Сделок без задачи 11, закрыты к пятнице.
- Решения. Сделано: разбор встреч с новичками. Будет: скрипт закрытия встречи, повторный разбор через неделю. Нужно от вас: решение по скидке 7% для двух оптовых клиентов до среды.
Цифры в образце условные, структура рабочая. Отчёт помещается на экран телефона, и собственник за две минуты понимает, сделаем ли план и что ему решить.
Где обычно ломается
- Выгрузка вместо отчёта. Сорок строк без выводов перекладывают анализ на собственника.
- Нет прогноза. О сорванном плане собственник узнаёт в последний день месяца.
- Средняя по отделу. Сильный менеджер прячет слабого, и решение по человеку откладывается.
- Нет строки «нужно от вас». Руководитель ждёт решения, собственник о нём не знает.
- Каждую неделю новый формат. Сравнивать недели становится невозможно.
Как понять, что отчёт работает
- Отчёт приходит в один и тот же день, в одном формате.
- Оплаты в нём сходятся с деньгами на счёте, у выигранных сделок заполнены суммы.
- Прогноз прошлых недель сбывается с понятной ошибкой.
- Из каждого отчёта выходит хотя бы одно решение собственника.
Какие цифры руководитель смотрит каждую неделю, чтобы такой отчёт написать, разобрано в статье KPI руководителя отдела продаж. Как проводить планёрку с менеджерами по тем же цифрам, в статье планёрка в отделе продаж по цифрам.
Нет руководителя, который пишет такой отчёт
Внешний руководитель отдела продаж ведёт планёрки, контролирует CRM дважды в день и каждый день присылает собственнику отчёт: что с планом и какие сделки под риском.
Внешний РОП